Algemene Voorwaarden

1 Identiteit & contactgegevens

Refine Car Management
Merelbeke-Melle, België
E-mail: contact@refineservices.be

Refine Car Management (hierna: "Refine", "wij" of "ons") biedt premium autobeheersdiensten aan particulieren en bedrijven. De diensten worden geleverd op basis van een membership.

2 Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Refine Car Management, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Door het aanvragen van een membership of gebruik te maken van onze diensten, aanvaardt de klant deze voorwaarden uitdrukkelijk.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien zij schriftelijk en uitdrukkelijk door Refine zijn bevestigd.

3 Aanbod & totstandkoming overeenkomst

Alle aanbiedingen van Refine zijn vrijblijvend en kunnen te allen tijde worden ingetrokken, tenzij expliciet anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:

• de klant een aanvraag indient via onze website of rechtstreeks contact opneemt;
• Refine de aanvraag schriftelijk bevestigt;
• de klant de bevestiging en het lidmaatschapsdocument ondertekent (digitaal of fysiek).

Refine behoudt zich het recht voor een aanvraag te weigeren zonder opgave van reden.

4 Memberships & diensten

Refine biedt drie membership-formules aan:

• Essential — instapformule met kernservices voor autobeheer.
• Premium — uitgebreid pakket inclusief detailing en uitgebreid wagenpark opvolging.
• Signature — volledig op maat samengesteld pakket, inclusief persoonlijke mobility manager.

Een membership is persoonsgebonden. Services kunnen worden verdeeld over meerdere wagens van de member, conform de voorwaarden van het gekozen pakket. Overdracht aan derden is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van Refine.

De exacte inhoud van elk membership wordt beschreven in de bij de overeenkomst behorende dienstomschrijving. Refine behoudt het recht voor het aanbod en de inhoud van memberships te wijzigen; bestaande overeenkomsten blijven ongewijzigd tot verlenging.

5 Prijzen & facturatie

Alle vermelde prijzen zijn in euro's en exclusief BTW (21%), tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. De jaarbijdrage wordt gefactureerd bij aanvang van het membership en bij elke verlenging.

Kosten voor diensten die buiten het membership vallen (bijv. herstellingen, extra voertuigen, specifieke opdrachten) worden afzonderlijk gefactureerd en vooraf gecommuniceerd.

Refine behoudt het recht prijzen aan te passen. Bestaande members worden minimaal 30 dagen voor verlenging op de hoogte gesteld van prijswijzigingen.

6 Betaling

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van 1% per maand, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande bedrag (minimum € 50).

Refine behoudt het recht dienstverlening op te schorten bij een achterstallige betaling van meer dan 30 dagen, na schriftelijke ingebrekestelling.

7 Looptijd & opzegging

Een membership heeft een looptijd van 12 maanden en wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd, tenzij de klant het contract opzegt met een opzegtermijn van minimaal 30 dagen vóór de verlengingsdatum.

Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via contact@refineservices.be. Tussentijdse opzegging is niet mogelijk; het resterende bedrag van het lopende abonnementsjaar is niet terugbetaalbaar.

Refine kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij ernstige contractbreuk door de klant, na schriftelijke kennisgeving.

8 Uitvoering van diensten

Refine verbindt zich ertoe diensten uit te voeren met de nodige zorgvuldigheid en professionaliteit. Refine treedt hierbij op als middelenverbintenis, niet als resultaatsverbintenis, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De klant verbindt zich ertoe:

• correcte en volledige informatie te verstrekken over het voertuig en de gewenste diensten;
• tijdig beschikbaar te zijn of het voertuig beschikbaar te stellen voor de geplande diensten;
• Refine onverwijld op de hoogte te stellen van wijzigingen die de uitvoering beïnvloeden.

Refine is niet aansprakelijk voor vertragingen of gebreken in de dienstverlening die voortvloeien uit onvolledige of incorrecte informatie verstrekt door de klant.

9 Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Refine is te allen tijde beperkt tot het bedrag dat door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Refine wordt gedekt, of — bij gebreke van dekking — tot het bedrag van de voor het betreffende membership ontvangen jaarbijdrage.

Refine is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst;
• schade veroorzaakt door overmacht (stakingen, technische storingen, weersomstandigheden, enz.);
• schade aan het voertuig die reeds aanwezig was vóór de dienstverlening en niet werd gemeld;
• schade door handelen of nalaten van door Refine ingeschakelde derden, voor zover Refine de nodige zorgvuldigheid heeft betracht bij de selectie.

10 Privacybeleid & gegevensverwerking

Refine verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG/GDPR. Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• het uitvoeren van de overeenkomst en dienstverlening;
• facturatie en administratie;
• communicatie over uw membership en diensten.

Persoonsgegevens worden nooit verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden. De klant heeft te allen tijde het recht op inzage, correctie of verwijdering van zijn gegevens via contact@refineservices.be.

Refine hanteert passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.

11 Klachtenregeling

Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend via contact@refineservices.be, bij voorkeur binnen 7 kalenderdagen na het voorval of de levering van de dienst. Refine streeft ernaar klachten binnen 5 werkdagen te behandelen.

Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

12 Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten met Refine is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, tenzij dwingend recht een andere rechtbank aanwijst.

De Europese Commissie biedt ook een platform voor online geschillenbeslechting: ec.europa.eu/consumers/odr.